Question 3. Please Write a Short note on the following (2 marks for 2 line answer and 5 marks for 4 line answers each)
1. Accrual Accounting in Government Accounts |
1.Consequent on acceptance of the recommendations of 12th Finance Commission, the Government is moving towards Accrual Accounting.
2.The Government Accounting Standard Advisory Board (GASAB), constituted in the O/o The C&AG of India has recommended an operational framework and detailed roadmap for implementation of accrual accounting.
3.The Department of Posts has been attempting for Accrual Based Accounting System (ABAS) from existing Cash Based Accounting System through Core System Integration Project of the Department.
4.However accounts in DOP are in real account basis with cash based and accrual is for monitoring & pursuing for status of Receivables, and Payables at any point of time and to know the financial statements wherever applicable.
1.12वें वित्त आयोग की सिफारिशों को स्वीकार करने के परिणामस्वरूप, सरकार प्रोद्भव लेखांकन की ओर बढ़ रही है।
2.भारत के नियंत्रक एवं महालेखा परीक्षक के कार्यालय में गठित सरकारी लेखा मानक सलाहकार बोर्ड (GASAB) ने प्रोद्भव लेखांकन के कार्यान्वयन के लिए एक परिचालन रूपरेखा और विस्तृत रोडमैप की सिफारिश की है।
3.डाक विभाग विभाग की कोर सिस्टम इंटीग्रेशन परियोजना के माध्यम से मौजूदा नकदी आधारित लेखा प्रणाली से प्रोद्भव आधारित लेखा प्रणाली (ABAS) के लिए प्रयास कर रहा है।
4.हालांकि, DOP में खाते नकदी आधारित के बजाय वास्तविक खाते के आधार पर होते हैं और प्रोद्भव किसी भी समय प्राप्य और देय की स्थिति की निगरानी और अनुसरण करने और जहां भी लागू हो, वित्तीय विवरण जानने के लिए होता है।
2. Core System Integrator and Introduction of SAP in DOP
1. Core System Integrator (CSI) is an integrated system designed to augment the service, delivery efficiency of the post offices that provides for centralized data and applications management and indicates the transition from a local server to central server-based operations and includes Counter Operations, Delivery Operations, Financial activities, and Human Resource Management etc.
2. In CSI, ERP (Enterprise Resource Planning) – SAP (Systems, Applications and Products) modules are included in the areas of Financial Accounting, Fund Management, Business Intelligence Reporting, Payroll and Inventory Management etc.,
3. SAP (Systems, Applications and Products), a developed accrual accounting software is introduced, customizing it with the requirement of the Department of Posts.
4.Through CSI-SAP, mainly two types of report are generated for F&A, one is on Cash Based System, with the 15 digit CGA HOA, for submission to CGA and the second is on accrual based accounting, for internal analysis and decision making. The List of Major and Minor Heads of Accounts used in DOP are in Appendix V to this manual which is published separately
1. कोर सिस्टम इंटीग्रेटर (सीएसआई) डाकघरों की सेवा, वितरण दक्षता को बढ़ाने के लिए डिज़ाइन की गई एक एकीकृत प्रणाली है जो केंद्रीकृत डेटा और अनुप्रयोग प्रबंधन प्रदान करती है और स्थानीय सर्वर से केंद्रीय सर्वर-आधारित संचालन में संक्रमण को इंगित करती है और इसमें काउंटर ऑपरेशन, डिलीवरी ऑपरेशन, वित्तीय गतिविधियां और मानव संसाधन प्रबंधन आदि शामिल हैं।
2. सीएसआई में, ईआरपी (एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग) - एसएपी (सिस्टम, एप्लिकेशन और उत्पाद) मॉड्यूल वित्तीय लेखांकन, फंड प्रबंधन, बिजनेस इंटेलिजेंस रिपोर्टिंग, पेरोल और इन्वेंट्री प्रबंधन आदि के क्षेत्रों में शामिल हैं।
3. एसएपी (सिस्टम, एप्लिकेशन और उत्पाद), एक विकसित प्रोद्भव लेखांकन सॉफ्टवेयर पेश किया गया है, इसे डाक विभाग की आवश्यकता के साथ अनुकूलित किया गया है।
4. सीएसआई-एसएपी के माध्यम से, मुख्य रूप से एफ एंड ए के लिए दो प्रकार की रिपोर्ट तैयार की जाती है डीओपी में प्रयुक्त प्रमुख और लघु लेखा शीर्षों की सूची इस मैनुअल के परिशिष्ट V में दी गई है, जिसे अलग से प्रकाशित किया गया है।
1. The Public Financial Management System (PFMS) is web-based online software, developed and maintained by the Controller General of Accounts (CGA), Department of Expenditure, Ministry of Finance, and Government of India. 2.CGA report, generated through application is pushed to e-lekha through PFMS by the PAOs, as per the prevailing instructions & guidelines of the Department.
1. सार्वजनिक वित्तीय प्रबंधन प्रणाली (पीएफएमएस) एक वेब-आधारित ऑनलाइन सॉफ्टवेयर है, जिसे लेखा महानियंत्रक (सीजीए), व्यय विभाग, वित्त मंत्रालय और भारत सरकार द्वारा विकसित और अनुरक्षित किया जाता है। 2. आवेदन के माध्यम से तैयार सीजीए रिपोर्ट को विभाग के मौजूदा निर्देशों और दिशा-निर्देशों के अनुसार पीएओ द्वारा पीएफएमएस के माध्यम से ई-लेखा पर भेजा जाता है।
System generated Cash based account ( CGA report) for a DDO/NCDDO is
processed on T+3 (Transaction day + 3 days) basis and pushed the generated data
to e-Lekha through PFMS after performing the following checks.
a. The account submission is for each day including holidays & Sundays.
b. Each transaction summary figure, GL wise is cross checked with
transaction schedule for debits and credits and ensures that the figure tallies
after exclusion of such transactions occurred under accrual based.
c. GL wise verification as in CGA report and day wise schedule figure is
done daily by respective section, responsible for validation of data GL
wise.
d. Major mistakes, misclassification and omissions etc if any be rectified
immediately at this stage and other mistakes if any be rectified during the
month of account.
e. System generated CGA report for a DDO/NCDDO is downloaded for a
month and cross verification of these figures GL wise with reference to the
data already uploaded to e-Lekha through PFMS if any over/under booking
of Receipts & Expenditure be rectified through TE in PFMS for a month.
When all the transactions pertaining to the month are pushed to PFMS, monthly
consolidation will be processed Respective section is responsible for monitoring
and detail checking of the accuracy of data with reference to GL on day to day on
real time basis.
Note: Monthly consolidated account of each DDO/NCDDO consolidated / classified
abstract of each DDO is viewed / downloaded from e-Lekha once accounts of the
month has been compiled and uploaded by the Book section of PAO.
Accuracy of figures between monthly CGA reports as generated from DOP application
shall tally with e-Lekha figure for a month. Any variation be identified and
rectified by reversion of transaction & posting of correct transaction including
transfer entries wherever applicable.
Post
Office Balances
1. The physical cash held by the Post offices form part of Post office balance called DOP cash and any intermediary cash included in the DOP cash at the end of the day.
2. Any intermediary head used while operation of various services with reference to cash is to be made zero and transferred to DOP cash.
3. While checking the days /month account, it shall be ensured that closing balance of DDO of the previous day will be opening balance for the next day beginning and in no circumstances balance is altered.
Balances of abolished HPO
1. When a Head Post Office is abolished and converted into a sub office, great care should be taken to prevent confusion in the transfer of balances from the old to the new Head Office.
2. The essential requirement is that the transfer is effected completely in one month‘s account.
3. For example, in the case of a Head Office A, converted into a Sub Office with effect from the Ist July and placed under another Head Office B from the same date, the balances held by A on the 30th June should be classified and posted under ―Remittances‖ while that held by B should be increased by the balance A, the later being incorporated in B‘s account by a per contra credit to ―Remittances‖ in the accounts for the same month.
4. It shall be ensured that whenever SOs have been transferred from one DDO to another DDO, only closing balance of cash is transferred for accounting purpose and no other accounting entry is made in the CGA account for the day/month during the course of such transfers.
1. जब किसी प्रधान डाकघर को समाप्त करके उप-कार्यालय में परिवर्तित कर दिया जाता है, तो पुराने से नए प्रधान कार्यालय में शेष राशि के हस्तांतरण में भ्रम को रोकने के लिए बहुत सावधानी बरतनी चाहिए।
2. अनिवार्य आवश्यकता यह है कि हस्तांतरण पूरी तरह से एक महीने के खाते में किया जाए।
3. उदाहरण के लिए, प्रधान कार्यालय A के मामले में, जिसे 1 जुलाई से उप-कार्यालय में परिवर्तित कर दिया गया है और उसी तिथि से दूसरे प्रधान कार्यालय B के अधीन रखा गया है, 30 जून को A द्वारा रखे गए शेष को "प्रेषण" के अंतर्गत वर्गीकृत और पोस्ट किया जाना चाहिए, जबकि B द्वारा रखे गए शेष को A द्वारा बढ़ाया जाना चाहिए, बाद में उसी महीने के खातों में "प्रेषण" के लिए प्रति-प्रति-क्रेडिट द्वारा B के खाते में शामिल किया जाना चाहिए।
4. यह सुनिश्चित किया जाएगा कि जब भी एसओ को एक डीडीओ से दूसरे डीडीओ में स्थानांतरित किया जाता है, तो लेखांकन उद्देश्य के लिए केवल नकदी का अंतिम शेष स्थानांतरित किया जाता है और ऐसे स्थानांतरण के दौरान दिन/माह के लिए सीजीए खाते में कोई अन्य लेखांकन प्रविष्टि नहीं की जाती है।
CGA
Report for March
1. March supplementary account is available in the system to incorporate such transfer entries of non cash transactions & rectification of any error in accounting.
2. Provision for posting Journal Entries is available upto prescribed period for the financial year concerned and entries are posted by PAO may be against 31st of March and posted as Transfer entry in e-Lekha through PFMS.
3. The final Journal Entries will be done by PAO only in accordance with instructions given in Chapter Transfer Entries, Journal and Ledger.
1. गैर-नकद लेनदेन की ऐसी स्थानांतरण प्रविष्टियों को शामिल करने और लेखांकन में किसी भी त्रुटि को सुधारने के लिए सिस्टम में मार्च का अनुपूरक खाता उपलब्ध है।
2. संबंधित वित्तीय वर्ष के लिए निर्धारित अवधि तक जर्नल प्रविष्टियाँ पोस्ट करने का प्रावधान उपलब्ध है और प्रविष्टियाँ पीएओ द्वारा 31 मार्च तक पोस्ट की जा सकती हैं और पीएफएमएस के माध्यम से ई-लेखा में स्थानांतरण प्रविष्टि के रूप में पोस्ट की जा सकती हैं।
3. अंतिम जर्नल प्रविष्टियाँ पीएओ द्वारा केवल अध्याय स्थानांतरण प्रविष्टियाँ, जर्नल और लेजर में दिए गए निर्देशों के अनुसार की जाएंगी।
Due dates of completion of CGA Abstract
1. The last CGA report of each Postal Accounts Office should be completed by 8th of the month following the month of account relate.
2. Each PAO shall maintain a register in the following format to ensure that all the daily accounts for all the DDOs have been posted to e-lekha through PFMS
1. प्रत्येक डाक लेखा कार्यालय की अंतिम सीजीए रिपोर्ट लेखा संबंधित महीने के बाद वाले महीने की 8 तारीख तक पूरी हो जानी चाहिए।
2. प्रत्येक पीएओ निम्नलिखित प्रारूप में एक रजिस्टर बनाए रखेगा ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी डीडीओ के सभी दैनिक खाते पीएफएमएस के माध्यम से ई-लेखा पर पोस्ट किए गए हैं।
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DDO/NCCDO Name |
Due Date of Complecton |
Actual Date of Complection |
Remarks |
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Disposal
of documents, vouchers, bills etc received from DDOs
Duties
of Accountants in PA Sections
Role
of Accountant – Post PFMS Data submission
Monthly
CGA Report
1. Monthly CGA report for each DDO is generated after the period for an accounting month is closed and figures GL wise be compared with that of figures as uploaded on daily basis to e-Lekha through PFMS and
2. any variation between these two sets of figures be identified and cause action for rectification of figures .
3. The reasons for variation are investigated and corrective action of posting into PFMS by Transfer entry is done.
4. Discrepancy if any to be brought to the notice of DDO wherever necessary and it may be ensured that in all cases GL wise data of Receipts and Payments tallies with e-Lekha figures.
5. There should be no variation between system generated data and data pushed into the e-Lekha through PFMS.
6. However in exceptional cases for identifying the data which are omitted in accounts, reference can be made to consolidated accounts summary generated under accrual accounting system.
7. Note: If there is any inconsistency between the figures of Monthly CGA figure with that of daily uploaded figures in view of any errors in application, the figures as in the Trail balance may be adopted to after deducting any accruals which are open items in the system, till such time the application for generation of monthly CGA report is streamlined and corrected, which should be applied consistently
1. प्रत्येक डीडीओ के लिए मासिक सीजीए रिपोर्ट लेखा माह की अवधि समाप्त होने के बाद तैयार की जाती है और जीएल के अनुसार आंकड़ों की तुलना पीएफएमएस के माध्यम से ई-लेखा पर दैनिक आधार पर अपलोड किए गए आंकड़ों से की जाती है और
2. इन दो आंकड़ों के बीच किसी भी भिन्नता की पहचान की जाती है और आंकड़ों में सुधार के लिए कार्रवाई की जाती है।
3. भिन्नता के कारणों की जांच की जाती है और ट्रांसफर एंट्री द्वारा पीएफएमएस में पोस्टिंग की सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।
4. यदि कोई विसंगति हो तो उसे जहां भी आवश्यक हो डीडीओ के ध्यान में लाया जाना चाहिए और यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि सभी मामलों में प्राप्तियों और भुगतानों का जीएल के अनुसार डेटा ई-लेखा के आंकड़ों से मेल खाता हो।
5. सिस्टम द्वारा तैयार किए गए डेटा और पीएफएमएस के माध्यम से ई-लेखा में डाले गए डेटा के बीच कोई भिन्नता नहीं होनी चाहिए।
6. हालांकि, खातों में छूटे हुए डेटा की पहचान करने के लिए असाधारण मामलों में, प्रोद्भव लेखा प्रणाली के तहत तैयार समेकित खाता सारांश का संदर्भ लिया जा सकता है।
7. नोट: यदि आवेदन में किसी त्रुटि के कारण मासिक सीजीए आंकड़ों और दैनिक अपलोड किए गए आंकड़ों के बीच कोई असंगतता है, तो सिस्टम में खुले आइटम के रूप में किसी भी उपार्जन को घटाने के बाद ट्रेल बैलेंस के रूप में आंकड़े अपनाए जा सकते हैं, जब तक कि मासिक सीजीए रिपोर्ट तैयार करने के लिए आवेदन को सुव्यवस्थित और सही नहीं किया जाता है, जिसे लगातार लागू किया जाना चाहिए।
Postal
Stamp and Stationeries Balances
1. Circle Stamps Depot in circles procures and Supply Stamps & Stationeries to Head Post Offices and inturn HPO supply to sub ordinate units.
2. It will be verified for the DDO the total inventory value as at the opening of month plus receipts during the month minus closing balance at the end of the month represents actual sales and accounted as sales in CGA as applicable to all kinds of stamps and stationery.
3.Review result should invariably be recorded and reported to DDOs and Head of Circle/Region in the monthly report of important irregularities noticed.
1. सर्किलों में सर्किल स्टैम्प डिपो मुख्य डाकघरों को स्टैम्प और स्टेशनरी खरीदता है और आपूर्ति करता है तथा बदले में एच.पी.ओ. अधीनस्थ इकाइयों को आपूर्ति करता है।
2. डी.डी.ओ. के लिए यह सत्यापित किया जाएगा कि महीने की शुरुआत में कुल इन्वेंट्री मूल्य और महीने के दौरान प्राप्तियों में से महीने के अंत में समापन शेष राशि को घटाने पर वास्तविक बिक्री का पता चलता है और इसे सभी प्रकार के स्टैम्प और स्टेशनरी के लिए लागू सी.जी.ए. में बिक्री के रूप में दर्ज किया जाता है।
3.समीक्षा परिणाम को अनिवार्य रूप से दर्ज किया जाना चाहिए और डी.डी.ओ. और सर्किल/क्षेत्र के प्रमुख को मासिक रिपोर्ट में महत्वपूर्ण अनियमितताओं की सूचना दी जानी चाहिए।
GL
to GL Corrections
1. The figures in the summary report of Receipts and Payments for a DDO and for a period excluding accruals (Receivable and Payable) normally agree with the CGA report which is cash based report.
2. Any variation be analysed critically and correspondence be made with DDO & Head of Division concerned for corrective action.
3. All necessary actions are to be taken by DDO and HOD to rectify the omissions & commissions which may be due to human error or system errors.
4. Transfer entry is affected after ascertaining reasons and full details of the missing transactions/ accounting errors if any and all corrective actions be done for the current date irrespective of the period is open or closed.
5. When the months‘ account is freezed, DDOs with the approval of its Divisional Head shall send a request to PAO, seeking reversal / GL to GL corrections.
6. Such request shall clearly state the reasons for which such requests are placed. After careful examination, the requested corrections are to be incorporated by PAO
1. डीडीओ के लिए प्राप्तियों और भुगतानों की सारांश रिपोर्ट में आंकड़े और प्रोद्भव (प्राप्ति योग्य और देय) को छोड़कर अवधि के लिए आंकड़े आम तौर पर सीजीए रिपोर्ट से मेल खाते हैं जो नकद आधारित रिपोर्ट है
2. किसी भी भिन्नता का गंभीरता से विश्लेषण किया जाना चाहिए और सुधारात्मक कार्रवाई के लिए डीडीओ और संबंधित प्रभाग प्रमुख के साथ पत्राचार किया जाना चाहिए।
3. डीडीओ और एचओडी द्वारा मानवीय भूल या सिस्टम त्रुटियों के कारण होने वाली चूक और कमीशन को सुधारने के लिए सभी आवश्यक कार्रवाई की जानी चाहिए।
4. कारणों का पता लगाने और छूटे हुए लेन-देन/लेखा त्रुटियों के पूर्ण विवरण के बाद स्थानांतरण प्रविष्टि प्रभावित होती है और अवधि के खुले या बंद होने पर ध्यान दिए बिना वर्तमान तिथि के लिए सभी सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।
5. जब महीने का खाता फ्रीज हो जाता है, तो डीडीओ अपने प्रभाग प्रमुख की मंजूरी के साथ पीएओ को एक अनुरोध भेजेगा, जिसमें रिवर्सल / जीएल से जीएल सुधार की मांग की जाएगी।
6. ऐसे अनुरोध में स्पष्ट रूप से उन कारणों का उल्लेख होना चाहिए जिनके लिए ऐसे अनुरोध किए गए हैं। सावधानीपूर्वक जांच के बाद, अनुरोधित सुधारों को पीएओ द्वारा शामिल किया जाना है
Computerization
of Accounts
1. The DOP has launched CSI application having vertical applications like CBS and McCamish etc with a view to deliver the processed accounting inputs, the application provides provision for generation of such accounts statements and reports including generation of CGA report which can be pushed to e-Lekha through PFMS as per periodicity.
2. The application is capable of processing the inputs through different stages to final compilation of monthly accounts, with the provision for a number of reports that can be generated through the package. Details regarding the operation and user manual are available in the Indiapost website issued by DOP which is updated from time to time
1. डीओपी ने सीएसआई एप्लीकेशन लॉन्च किया है जिसमें सीबीएस और मैककैमिश जैसे वर्टिकल एप्लीकेशन हैं, ताकि प्रोसेस्ड अकाउंटिंग इनपुट्स डिलीवर किए जा सकें। एप्लीकेशन में ऐसे अकाउंट स्टेटमेंट और रिपोर्ट तैयार करने का प्रावधान है, जिसमें सीजीए रिपोर्ट तैयार करना भी शामिल है, जिसे समय-समय पर पीएफएमएस के जरिए ई-लेखा पर भेजा जा सकता है।
2. एप्लीकेशन इनपुट्स को विभिन्न चरणों से प्रोसेस करके मासिक खातों के अंतिम संकलन तक पहुंचाने में सक्षम है, जिसमें पैकेज के जरिए कई रिपोर्ट तैयार करने का प्रावधान है। 30 डीओपी द्वारा जारी इंडियापोस्ट वेबसाइट पर ऑपरेशन और यूजर मैनुअल के बारे में विस्तृत जानकारी उपलब्ध है, जिसे समय-समय पर अपडेट किया जाता है।
Bills
& Vouchers – Auditing
Check
of classification in Accounts
1. The transactions dealt with in the Departmental Accounts Organizations should be classified in accounts strictly under the Major and Minor Heads shown in the List of Major and Minor Heads of Account as corrected from time to time.
2. The detailed classifications is available in appendix 5 to Postal Accounts Manual Volume-I
1. विभागीय लेखा संगठनों में किए जाने वाले लेन-देन को मुख्य और लघु शीर्षों के अंतर्गत वर्गीकृत किया जाना चाहिए, जिन्हें समय-समय पर संशोधित मुख्य और लघु शीर्षों की सूची में दर्शाया गया है।
2. विस्तृत वर्गीकरण डाक लेखा मैनुअल खंड-I के परिशिष्ट 5 में उपलब्ध है।
Check
of Establishment Pay Bills
Check
of Increment Certificates
1. Increment certificates should be examined to see that the increment claimed is according to rules and supported by facts stated and has actually accrued. It should also be seen:-
a. That the increment granted is admissible under F.Rs. 22-27 and 29.
b. That the period of suspension is not treated as duty except in the circumstances explained in F.R.54.
c. That a proper note of the increment is recorded in Fly Leaf of Payment Register wherever it is maintained, over the initials of Asstt. Accounts Officer.
1. वेतन वृद्धि प्रमाण-पत्रों की जांच की जानी चाहिए ताकि यह देखा जा सके कि दावा की गई वेतन वृद्धि नियमों के अनुसार है और बताए गए तथ्यों द्वारा समर्थित है तथा वास्तव में अर्जित हुई है। यह भी देखा जाना चाहिए:-
क. कि दी गई वेतन वृद्धि एफ.आर. 22-27 और 29 के तहत स्वीकार्य है।
ख. कि निलंबन की अवधि को एफ.आर. 54 में बताई गई परिस्थितियों को छोड़कर ड्यूटी के रूप में नहीं माना जाता है।
ग. कि वेतन वृद्धि का उचित नोट भुगतान रजिस्टर के फ्लाई लीफ में दर्ज किया जाता है, जहां भी इसे बनाए रखा जाता है, सहायक लेखा अधिकारी के शुरुआती अक्षरों के ऊपर।
Check
of Last Pay Certificates
Check
of Pay Fixation Cases
1. All changes in the basic pay (increase or decrease) in a month are supported by pay fixation memos employee wise
2. which should be checked for correctness with reference to the provisions of Fundamental Rules and any variation found be immediately brought to notice of DDOs for corrections in the system data and regularization of erroneous payments.
1. एक माह में मूल वेतन में सभी परिवर्तन (वृद्धि या कमी) कर्मचारीवार वेतन निर्धारण ज्ञापन द्वारा समर्थित हैं,
2.जिनकी मौलिक नियमों के प्रावधानों के संदर्भ में शुद्धता के लिए जाँच की जानी चाहिए और किसी भी प्रकार का परिवर्तन पाए जाने पर उसे तुरंत डीडीओ के ध्यान में लाया जाना चाहिए ताकि सिस्टम डेटा में सुधार किया जा सके और गलत भुगतानों को नियमित किया जा सके।
Check
of Overtime Allowance Claims
Check
of Children Education Allowance, Tuition Fees
Check
of Travelling Allowances Bills
General
Check Points
Leave
Travel Concession to Central Government Servants
1. The grant of travelling concession to Central Govt. servants serving at places distant from their homes for journeys to and from their homes as also to a place anywhere in India once in a block of four years during leave
2. shall be regulated in accordance with the C.C.S.(Leave Travel Concession) Rules, 1988, as amended from time to time.
1. अपने घर से दूर स्थानों पर सेवारत केन्द्रीय सरकार के कर्मचारियों को छुट्टी के दौरान चार वर्ष के ब्लॉक में एक बार अपने घर से आने-जाने तथा भारत में किसी भी स्थान पर जाने के लिए यात्रा रियायत का अनुदान
2. समय-समय पर संशोधित केन्द्रीय सिविल सेवा (छुट्टी यात्रा रियायत) नियम, 1988 के अनुसार विनियमित किया जाएगा।
Medical
Reimbursement Claims
Classes
of Contingencies
Check
of Countersigned Contingencies
Cancellation
of Sub–vouchers
1. The general instructions regarding the cancellation of sub-vouchers attached to contingent bills in order to prevent their misuse are laid down in Rule 109 of the Central Govt. Account (Receipts and Payments) Rules, 1983 and As per Rule 367-B of P&T FHB Vol.I
2. Sub-vouchers required to be sent to the Accounts Officer are not to be cancelled either by the Drawing Officer or the Controlling Officer, as the duty of cancelling these sub-vouchers and keeping them in proper custody to prevent their fraudulent use devolves on the Postal Accounts Office.
3. All sub-vouchers received in the P.A.O. should be cancelled by means of a rubber stamp or in hand under the dated initials of the Accountant concerned.
4. In the case of vouchers selected for post audit and reviewed by the cancellation should be attested by the A.A.O. also.
1. आकस्मिक बिलों से जुड़े उप-वाउचरों को रद्द करने के बारे में सामान्य निर्देश, ताकि उनका दुरुपयोग रोका जा सके, केन्द्रीय सरकार लेखा (प्राप्तियां और भुगतान) नियम, 1983 के नियम 109 और पी एंड टी एफएचबी खंड 1 के नियम 367-बी के अनुसार दिए गए हैं।
2. लेखा अधिकारी को भेजे जाने वाले उप-वाउचरों को आहरण अधिकारी या नियंत्रण अधिकारी द्वारा रद्द नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि इन उप-वाउचरों को रद्द करने और उनके धोखाधड़ीपूर्ण उपयोग को रोकने के लिए उन्हें उचित अभिरक्षा में रखने का कर्तव्य डाक लेखा कार्यालय पर है।
3. पी.ए.ओ. में प्राप्त सभी उप-वाउचरों को रबर स्टैम्प के माध्यम से या संबंधित लेखाकार के दिनांकित आद्याक्षर के साथ हाथ से रद्द किया जाना चाहिए।
4. पोस्ट ऑडिट के लिए चुने गए और रद्दीकरण द्वारा समीक्षा किए गए वाउचरों के मामले में ए.ए.ओ. द्वारा सत्यापित किया जाना चाहिए।
Check
of Contracts
Objection
Registers
Review
of Objection Registers
1. On submission by SA/JA, the objection register be reviewed and initialled every month both by AAO and Branch officer and
2. review remarks are recorded therein for compliance by SA/JA or DDO as the case may be.
3. The Postal Accounts Section is also responsible for other miscellaneous works like verification of fixation of pay in cases of revision of pay scales, Check of special charges/recoveries, Pre check where applicable, and such other work which are unusual in nature.
1. एसए/जेए द्वारा प्रस्तुत किए जाने पर, आपत्ति रजिस्टर की समीक्षा की जाएगी तथा एएओ और शाखा अधिकारी दोनों द्वारा हर महीने उस पर हस्ताक्षर किए जाएंगे और
2. एसए/जेए या डीडीओ द्वारा अनुपालन के लिए समीक्षा टिप्पणियां उसमें दर्ज की जाएंगी।
3. डाक लेखा अनुभाग अन्य विविध कार्यों के लिए भी जिम्मेदार है, जैसे वेतनमानों के संशोधन के मामलों में वेतन निर्धारण का सत्यापन, विशेष प्रभारों/वसूलियों की जांच, जहां लागू हो वहां पूर्व जांच, और ऐसे अन्य कार्य जो असामान्य प्रकृति के हैं।
Records
/Registers in PA Section
Monthly
Statement of Progress of Expenditure
1. Accountant shall have system generated monthly statement of progress of expenditure on various scheme/non scheme and budget related heads duly tally with the e-Lekha figure and
2. furnish it to HOC with a copy to Budget section of Postal Directorate.
3. In case of any variations, it shall be the joint responsibilities to reconcile the actual expenditure with booked figures by HOD and Heads of Postal Accounts Offices analogus to Rule 57(5) of GFR-2017.
1. लेखाकार को विभिन्न योजना/गैर योजना तथा बजट संबंधी शीर्षों पर व्यय की प्रगति का मासिक विवरण सिस्टम द्वारा तैयार करना होगा, जो ई-लेखा के आंकड़ों से मेल खाता हो तथा
2. इसे डाक निदेशालय के बजट अनुभाग को प्रति भेजने के साथ ही एचओसी को प्रस्तुत करना होगा।
3. किसी भी भिन्नता के मामले में, जीएफआर-2017 के नियम 57(5) के अनुरूप एचओडी तथा डाक लेखा कार्यालयों के प्रमुखों द्वारा बुक किए गए आंकड़ों के साथ वास्तविक व्यय का मिलान करना संयुक्त जिम्मेदारी होगी।
Direct Posting
1. While transaction posting in the system is system driven at the source level including transaction happened through workflow, instances would be there to post transactions direct manually called direct posting.
2. All such voucher posting be brought to scrutiny at cent percent and any irregularities be brought to the notice of DDO for corrective actions.
3. All objections having monetary value are brought to objection register which should be reviewed by Branch Officer once in a month and pass appropriate orders.
4. Cases wherein system driven process exists but end users resorting to direct posting, be brought to the notice of Head of Office/Regional office concerned.
1. जबकि सिस्टम में लेनदेन पोस्टिंग स्रोत स्तर पर सिस्टम द्वारा संचालित होती है, जिसमें वर्कफ़्लो के माध्यम से होने वाले लेनदेन शामिल हैं, ऐसे मामले होंगे जब लेनदेन को सीधे मैन्युअल रूप से पोस्ट किया जाता है, जिसे डायरेक्ट पोस्टिंग कहा जाता है।
2. ऐसी सभी वाउचर पोस्टिंग की शत-प्रतिशत जांच की जानी चाहिए और किसी भी अनियमितता को सुधारात्मक कार्रवाई के लिए डीडीओ के ध्यान में लाया जाना चाहिए।
3. मौद्रिक मूल्य वाली सभी आपत्तियों को आपत्ति रजिस्टर में लाया जाना चाहिए, जिसकी शाखा अधिकारी द्वारा महीने में एक बार समीक्षा की जानी चाहिए और उचित आदेश पारित किए जाने चाहिए।
4. ऐसे मामले जिनमें सिस्टम द्वारा संचालित प्रक्रिया मौजूद है, लेकिन अंतिम उपयोगकर्ता सीधे पोस्टिंग का सहारा लेते हैं, उन्हें संबंधित कार्यालय प्रमुख/क्षेत्रीय कार्यालय के ध्यान में लाया जाना चाहिए।
Review
by AAO/AO/Sr.AO
Postal
Stamp Depot
Postal
Accounts (Miscellaneous)
Loans
and Advances