DEFINITIONS
A―Accounting Authority‖ means the General
Manager (Finance) Postal
Accounts and
includes Director of Accounts (Postal) & Deputy Director
of Accounts
(Postal) who exercises accounting functions.
लेखा प्राधिकरण' का तात्पर्य महाप्रबंधक (वित्त) डाक लेखा से है और इसमें लेखा निदेशक (डाक) और लेखा उप निदेशक (डाक) शामिल हैं जो लेखा कार्य करते हैं।
B―Accounts
Officer‖ means any officer
subordinate to, or under
the
superintendence
of Chief Accounting Authority
or the Accounting
Authority who
exercises accounting functions.
लेखा अधिकारी का तात्पर्य मुख्य लेखा प्राधिकारी या लेखा प्राधिकारी के अधीनस्थ या उसके अधीन कोई भी अधिकारी है जो लेखा संबंधी कार्य करता है।
C―Audit
Officer‖ means any officer
subordinate to, or under
the
superintendence
of the Comptroller and Auditor General
who exercises
audit
functions.
लेखापरीक्षा अधिकारी का तात्पर्य नियंत्रक एवं महालेखापरीक्षक के अधीनस्थ या उसके अधीन कोई भी अधिकारी है जो लेखापरीक्षा कार्य करता है।
D―Bank
means‖ the
Reserve Bank of India or any of its offices or branches,
any branch of
the State Bank of India acting as the agent of the Reserve
Bank of India
in accordance with the provisions of the Reserve Bank of
India
Act, 1934 (2 of 1934) and any
branch of a subsidiary bank as
defined
in Section 2 of the State Bank of India
(Subsidiary Banks) Act,
1959 (38
of1959) or any other agency appointed by the Reserve Bank of
India.
बैंक का अर्थ है‖ भारतीय रिजर्व बैंक या उसका कोई कार्यालय या शाखा, भारतीय रिजर्व बैंक अधिनियम, 1934 (1934 का 2) के प्रावधानों के अनुसार भारतीय रिजर्व बैंक के एजेंट के रूप में कार्य करने वाली भारतीय स्टेट बैंक की कोई शाखा और भारतीय स्टेट बैंक (सहायक बैंक) अधिनियम, 1959 (1959 का 38) की धारा 2 में परिभाषित किसी सहायक बैंक की कोई शाखा या भारतीय रिजर्व बैंक द्वारा नियुक्त कोई अन्य एजेंसी।
E―Branch
Audit Office‖ or ―Audit Office‖ means the office of the Director
of
Audit / Audit officer in-charge in
independent charge of one of the
Postal and
Telecom Audit Offices.
शाखा लेखा परीक्षा कार्यालय‖ या ―लेखा परीक्षा कार्यालय‖ का अर्थ है भारत के डाक और दूरसंचार लेखा परीक्षा कार्यालयों में से किसी एक के स्वतंत्र प्रभार में लेखा परीक्षा निदेशक / प्रभारी लेखा परीक्षा अधिकारी का कार्यालय।
F―Branch
Postal Accounts Office‖ or ―Postal Accounts Office‖ means the
office
of the General Manager (Finance) Postal
Accounts, Director of
Accounts
(Postal) & Deputy Director of Accounts
(Postal) in-charge of
the Postal
Accounts Office of the Circle.
शाखा डाक लेखा कार्यालय‖ या ―डाक लेखा कार्यालय‖ का तात्पर्य है सर्किल के डाक लेखा कार्यालय के प्रभारी महाप्रबंधक (वित्त) डाक लेखा, निदेशक लेखा (डाक) और उप निदेशक लेखा (डाक) का कार्यालय।
G―Constitution‖ means the Constitution of India.
संविधान' से तात्पर्य भारत के संविधान से है।
H―Chief
Accounting Authority‖ means Secretary of the
Department /
Ministry
with overall control of
the accounting functions of
the
Department.
मुख्य लेखा प्राधिकरण का तात्पर्य विभाग/मंत्रालय के सचिव से है, जो विभाग के लेखा कार्यों पर समग्र नियंत्रण रखता है।
I―Comptroller
and Auditor General‖ mean the Comptroller and
Auditor
General of
India.
नियंत्रक एवं महालेखा परीक्षक' का तात्पर्य भारत के नियंत्रक एवं महालेखा परीक्षक से है।
J―Controller
General of Accounts‖ means Controller of
Accounts in the
Ministry
of Finance (Department of
Expenditure) who inter-alia is
responsible for
establishing and maintaining a technically sound Payment-
cum-Accounting
system in the departmentalized accounts offices and for
prescribing
the rules for regulating
the custody, payment into
and
withdrawal of
money from Govt. Accounts.
लेखा महानियंत्रक' का तात्पर्य वित्त मंत्रालय (व्यय विभाग) में लेखा नियंत्रक से है, जो अन्य बातों के साथ-साथ विभागीय लेखा कार्यालयों में तकनीकी रूप से सुदृढ़ भुगतान-सह-लेखा प्रणाली की स्थापना और रखरखाव के लिए जिम्मेदार है और सरकारी खातों से धन की अभिरक्षा, भुगतान और निकासी को विनियमित करने के लिए नियम निर्धारित करता है।
K―Director
General‖ means Director
General, Postal Services.
महानिदेशक' का तात्पर्य महानिदेशक, डाक सेवाएँ से है।
लेखापरीक्षा निदेशक' का तात्पर्य लेखापरीक्षा निदेशक, पी एंड टी से है।
M ―Department|| means Department of Posts.
N―Debt
Heads‖ means the
Heads of Account to which transactions relating
to
Debt, Deposits, Sinking funds, Advances and
Suspense accounts are
recorded.
O―Government
means‖ either
Central or State Government or both
as the
context may
imply.
P―Government
Account‖
means the account relating to the
Consolidated
Fund of India
or the Public Account.
1)
Consolidated Fund means the Consolidated Fund of India as referred
to
in clause (1) of Article 266 of
the Constitution. Public Account
means
the Public Account of India as
referred to in clause (2) of
Article 266 of
the Constitution.
2) Contingency Fund means the
Contingency Fund of India established
under
the Contingency Fund of India Act,
1950 (49 to 195) in
pursuance of
Article 267(1) of the Constitution.
1) संचित निधि का तात्पर्य संविधान के अनुच्छेद 266 के खंड (1) में निर्दिष्ट भारत की संचित निधि से है। सार्वजनिक खाते का तात्पर्य संविधान के अनुच्छेद 266 के खंड (2) में निर्दिष्ट भारत का सार्वजनिक खाता से है।
2) आकस्मिकता निधि का तात्पर्य संविधान के अनुच्छेद 267(1) के अनुसरण में भारतीय आकस्मिकता निधि अधिनियम, 1950 (49 से 195) के अंतर्गत स्थापित भारत की आकस्मिकता निधि से है।
Q―Head
Quarter Office‖ means office of the Director
General, Postal
Services.
मुख्यालय कार्यालय का तात्पर्य महानिदेशक, डाक सेवाएँ के कार्यालय से है।
R―Remittance‖ heads refer to
heads of account to which transactions
relating to
remittance business are taken.
S―State‖ means any state specified in the first
schedule of the constitution.
राज्य' से तात्पर्य संविधान की प्रथम अनुसूची में निर्दिष्ट किसी राज्य से है।
T―Treasury‖ includes a sub-treasury.
'कोषागार' में उप-कोषागार भी शामिल है।
QUESTION 1. Write about General Outlines of the System of Accounts (20 marks)
1. लेखा संहिता (Account Code) खंड I के अध्याय III में निर्धारित केंद्रीय
सरकार की लेखा प्रणाली(system of accounts) की सामान्य
रूपरेखा, डाक विभाग के खातों पर यथोचित परिवर्तनों (mutatis
mutandis) सहित लागू होती है। डाक
खातों की विशेष विशेषताओं का वर्णन निम्नलिखित पैराग्राफों में किया गया है।
The
general outlines of the system of accounts of the Central Government laid down
in Chapter III of the Account Code, Volume I, apply mutatis mutandis to the
accounts of the Department of Posts. The special features of the Postal
Accounts are described in the following paragraphs.
2. मुख्य लेखा प्राधिकारी (The Chief Accounting Authority )यह जिम्मेदारी लेता है कि उसके अधीनस्थ अधिकारी निर्धारित प्रारंभिक या
अन्य खातों या बिलों के रूप में उपयुक्त खाते बनाए रखें।
The
Chief Accounting Authority is responsible that suitable accounts are
maintained by the officers subordinate to him in the prescribed forms of
initial or other accounts or of bills
3.
डाक विंग के खाते (The accounts of the Postal Wing)तैयार किए जाते हैं और उनके परिणाम, जहां तक
संभव हो, वाणिज्यिक बहीखाता पद्धति(Commercial
Book Keeping) और उपयोग के अनुसार प्रदर्शित किए जाते हैं। इस उद्देश्य से समय-समय पर विभाग की लेखा
प्रणाली में महत्वपूर्ण पहलू बनाए जाते हैं:-
(i) परिसंपत्तियों के मूल्य को प्रदर्शित करने के लिए पूंजी खाते की स्थापना।
The
institution of a Capital Account to exhibit the value of the assets
(ii) विभाग के कामकाज पर वास्तविक या वाणिज्यिक लाभ या हानि को प्रदर्शित करने
के लिए सरकारी खाता बही में एक शीर्ष खोलना।
The
opening in the Government ledger, of a head to exhibit the true or commercial
profit or loss on the working of the Department
4.
इस निर्णय के परिणामस्वरूप यह निर्णय दिया गया है कि विभाग को अन्य
विभागों में अपने खाते पर होने वाले सभी व्ययों का वहन करना चाहिए तथा अन्य
विभागों को प्रदान की गई सभी सेवाओं के लिए क्रेडिट प्राप्त करने का हकदार होना
चाहिए।
As
a corollary to this decision, it has been ruled that the Department should bear
all charges incurred on its account in other Departments and should 2 be
entitled to receive credit for all services rendered by it to other
Departments.
5.
विभाग की राजस्व प्राप्तियां तथा ब्याज व्ययों के अतिरिक्त अन्य
कार्य व्यय क्रमशः मुख्य शीर्ष 1201-डाक प्राप्तियां
तथा 3201-डाक सेवाएं के अंतर्गत दर्ज किए जाते हैं। इन मुख्य शीर्षों को कई उप-मुख्य शीर्षों में विभाजित किया जाता है तथा कई
लघु, उप एवं विस्तृत शीर्षों में उपविभाजित किया जाता
है।
Revenue
realisations and working expenses other than interest charges of the Department
are booked under the major heads 1201-Postal Receipts and 3201- Postal Services
respectively. These major heads are divided into a series of sub major heads
and subdivided into a number of minor, sub & detailed heads.
6.
विभाग के राजस्व खातों की सामान्य योजना डाक शाखा के अंतर्गत लाभ या
हानि को अलग-अलग प्रदर्शित करने के लिए बनाई गई है।
The
general plan of the Revenue Accounts of the Department is designed to enable
the exhibition of the profit or loss separately under the Postal branch.
7.
विभाग के व्यय की एक बड़ी राशि एक से अधिक शाखाओं से संयुक्त रूप से
संबंधित है।
A
large amount of Expenses of Department relates jointly to more than one branch.
8.
खाते की व्यवस्था इस प्रकार की गई है कि एक से अधिक शाखाओं से
संबंधित प्राप्तियों या व्यय को संबंधित शाखाओं के बीच बाद के विभाजन के लिए अलग
कर दिया जाता है।
The
arrangement of the account is such that receipts or expenditure relating to
more than one branch are isolated for subsequent apportionment between the
branches concerned.
Question 2. Please Write a Short note on the following (2 marks each)
- ·
Profit and Loss Account
- · accounting unit in the Railway Mail Service
- ·
Compilation of Accounts in Circle Postal
Accounts Offices
- ·
Compilation of Accounts in the Directorate
- ·
Finance Accounts
- · Combined Finance and Revenue Accounts & Appropriation Accounts
- · The role of Pr. CCAs/CCAs/CAs as per the revised charter of Integrated Finance Scheme issued by the Ministry of Finance
1. The Profit and Loss Account of the Department is a real account inside the Government accounts and includes the inter branch adjustments.
2. The Profit and Loss Account is prepared annually from the net Profit and Loss account in the Ledger after the final closure of the Accounts.
3. It shows the final results of the working of the Department during the year.
4. The Profit and Loss Account so exhibited in the Finance and Revenue Accounts of the year and also in the financial review of the year prepared by the Director-General for inclusion in the Appropriation Accounts.
विभाग का लाभ और हानि खाता सरकारी खातों के अंदर एक वास्तविक खाता है और इसमें अंतर शाखा समायोजन शामिल हैं। लाभ और हानि खाता खातों के अंतिम समापन के बाद लेजर में शुद्ध लाभ और हानि खाते से वार्षिक रूप से तैयार किया जाता है। यह वर्ष के दौरान विभाग के कामकाज के अंतिम परिणामों को दर्शाता है। लाभ और हानि खाता वर्ष के वित्त और राजस्व खातों में और महानिदेशक द्वारा विनियोग खातों में शामिल करने के लिए तैयार वर्ष की वित्तीय समीक्षा में भी प्रदर्शित किया जाता है।
· Accounting
unit in the Railway Mail Service-
- Each Head Record Office which forms an accounting unit in the Railway Mail Service is responsible for rendering to the Circle Accounts Office concerned, a monthly e-accounts return.
- The account of a month is freezed on 5th of the following month, for which accounts returns applicable.
- . The Head Record officer, after tallying the figures of schedules with reference to the accounted figures as per transactions GL wise, shall render accounts return to PAO.
- . The Units designated as DDOs other than HROs and also NCDDOs shall render accounts accordingly as per periodicity.
रेलवे मेल सेवा में लेखा इकाई बनाने वाले प्रत्येक प्रधान अभिलेख कार्यालय को संबंधित मंडल लेखा कार्यालय को मासिक ई-खाता विवरणी प्रस्तुत करने की जिम्मेदारी है। जिस महीने के लिए लेखा विवरणी लागू होती है, उसके अगले महीने की 5 तारीख को उस महीने का लेखा फ्रीज कर दिया जाता है। प्रधान अभिलेख अधिकारी, जीएल के अनुसार लेन-देन के अनुसार लेखा आंकड़ों के संदर्भ में अनुसूचियों के आंकड़ों का मिलान करने के बाद, पीएओ को लेखा विवरणी प्रस्तुत करेगा। एचआरओ और एनसीडीडीओ के अलावा डीडीओ के रूप में नामित इकाइयां भी आवधिकता के अनुसार तदनुसार खाते प्रस्तुत करेंगी।
Compilation of Accounts in Circle Postal Accounts Offices
- Accounts of HPOs, DDO-wise are pushed to PFMS on T+3 basis
(transaction date + 3 days).
- At the close of a period, monthly CGA report is generated and the data
in the monthly CGA report is cross checked & compared with the data so
pushed to PFMS.
- Any difference between the figures is analyzed and variation if
any shall be made GL wise as transfer entries in PFMS.
- At the end of the month, PAO shall consolidate the accounts in PFMS
after incorporating necessary Transfer Entries which flows to e-Lekha.
एचपीओ के खातों को डीडीओ-वार टी+3 आधार (लेनदेन की तारीख + 3 दिन) पर पीएफएमएस में भेजा जाता है। अवधि के अंत में, मासिक सीजीए रिपोर्ट तैयार की जाती है और मासिक सीजीए रिपोर्ट में डेटा की जांच की जाती है और पीएफएमएस में भेजे गए डेटा के साथ तुलना की जाती है। आंकड़ों के बीच किसी भी अंतर का विश्लेषण किया जाता है और यदि कोई भिन्नता होती है तो उसे पीएफएमएस में स्थानांतरण प्रविष्टियों के रूप में जीएल-वार बनाया जाएगा। महीने के अंत में, पीएओ आवश्यक स्थानांतरण प्रविष्टियों को शामिल करने के बाद पीएफएमएस में खातों को समेकित करेगा जो ई-लेखा में प्रवाहित होंगे।
- The Postal Accounts Wing of headquarter office shall submit the
monthly accounts in PFMS with digitally signed certificate and
- also submit the accounts in e-Lekha for DOP as a whole.
- The Postal Accounts Wing of headquarter office also compiles the
annual accounts of the Department of Posts for incorporation into the
Combined Finance
मुख्यालय कार्यालय का डाक लेखा विंग डिजिटल हस्ताक्षरित प्रमाण पत्र के साथ पीएफएमएस में मासिक खाते प्रस्तुत करेगा और साथ ही डीओपी के लिए ई-लेखा में भी खाते प्रस्तुत करेगा। मुख्यालय कार्यालय का डाक लेखा विंग संयुक्त वित्त में शामिल करने के लिए डाक विभाग के वार्षिक खातों को भी संकलित करता है।
Finance Accounts
- The Ministry of Finance has to prepare the Annual Finance Accounts of
Central Government.
- These Accounts represent the accounts of the receipt and payments of
the Government for the year, together with the financial results disclosed
by the Revenue & Capital accounts, the accounts of the public debt
& the liabilities and assets of the Government concerned as worked out
from the balances recorded in the accounts.
- The duty of preparing the Finance Accounts relating to the Union
devolves on the Ministry of Finance
- all materials in respect of the Postal Department must be
furnished to the Ministry of Finance in such form as is prescribed by the
Ministry for incorporation into the Finance Accounts and
- the responsibility for the facts and figures contained in the material
so furnished devolves on the Secretary, Department of Posts, who has been
declared as the Chief Accounting Authority for the Postal Wing of the
Department.
- It is also required to prepare annual Appropriation Accounts relating
to the Department.
वित्त मंत्रालय को केन्द्र सरकार के वार्षिक वित्त खाते तैयार करने होते हैं। ये खाते वर्ष के लिए सरकार की प्राप्तियों और भुगतानों के खातों का प्रतिनिधित्व करते हैं, साथ ही राजस्व और पूंजी खातों द्वारा प्रकट वित्तीय परिणाम, सार्वजनिक ऋण के खाते और संबंधित सरकार की देनदारियों और परिसंपत्तियों को खातों में दर्ज शेष राशि से निकाला जाता है। संघ से संबंधित वित्त खातों को तैयार करने का कर्तव्य वित्त मंत्रालय पर है डाक विभाग के संबंध में सभी सामग्री वित्त मंत्रालय को ऐसे प्रारूप में प्रस्तुत की जानी चाहिए जैसा कि वित्त खातों में शामिल करने के लिए मंत्रालय द्वारा निर्धारित किया गया है और इस प्रकार प्रस्तुत सामग्री में निहित तथ्यों और आंकड़ों की जिम्मेदारी डाक विभाग के सचिव पर है, जिन्हें विभाग के डाक विंग के लिए मुख्य लेखा प्राधिकारी घोषित किया गया है। विभाग से संबंधित वार्षिक विनियोग खाते तैयार करना भी आवश्यक है
Combined
Finance and Revenue Accounts & Appropriation Accounts
1. The Postal Accounts Wing of Directorate also compiles
the annual accounts of the department of Posts for incorporation into the
Combined Finance & Revenue Accounts of the Central Government.
2. It is also required to prepare annually, Appropriation
Accounts relating to the department with the approval of Secretary, Department
of Posts.
The main duties of an Accounting Authority are: -
a. To compile e - accounts of all the receipts and
disbursements of his Circle Account,
b. To transfer to other Accounts Circles, the items
pertaining to them through system and adjust in his accounts the items
transferred to him by other Accounts Offices, and
c. To generate a
monthly detailed e-account for its Circle and forward the same to the PA Wing
of the headquarter office.
3. The duties of
preparing a monthly detailed account (under major heads) of the Department and
submitting an extract thereof to the Ministry of Finance and the Controller
General of Accounts, devolves on the DirectorGeneral.
4. The General Manager (Finance)/Directors/Dy Directors of
Accounts (Postal) are subordinate to the Head of Circle & the
Director-General in all matters affecting accounts and should refer to him all
questions bearing on the classification of receipts and charges.
4. They should not
allow the opening of manuscript heads in the accounts without the previous
consent of the Director-General.
5. The Circle Postal Accounts Offices subordinate to the
Director- General, are responsible for maintaining and clearing outstanding
balance relating to Receivables, Payables, DDR heads and all Public Heads of
Accounts in their books.
6. The monitoring and review of these balances, devolves
on the Postal Accounts Wing of the Directorate.
7. Receipts and Expenditure relating to the Department of
Posts is recorded under the following major heads: --
1201 Postal Receipts
0049 Interest Receipts
2049 Interest Payments
3201 Postal Services
5201 Capital Outlay on Postal Services
3465 Grants to
IPPB/Revenue
5465 IPPB- Capital
outlay 5
2552 Revenue
expenditure-NE
4552 Capital
Expenditure-NE
संयुक्त वित्त एवं राजस्व खाते और विनियोग खाते 1. निदेशालय का डाक लेखा विंग, केंद्र सरकार के संयुक्त वित्त एवं राजस्व खातों में शामिल करने के लिए डाक विभाग के वार्षिक खातों को भी संकलित करता है। 2. डाक विभाग के सचिव के अनुमोदन से विभाग से संबंधित वार्षिक विनियोग खाते भी तैयार करना आवश्यक है। लेखा प्राधिकारी के मुख्य कर्तव्य हैं: - a. अपने सर्किल खाते की सभी प्राप्तियों और व्ययों के ई-खाते संकलित करना, b. सिस्टम के माध्यम से अन्य लेखा सर्किलों को उनसे संबंधित मदों को हस्तांतरित करना और अन्य लेखा कार्यालयों द्वारा हस्तांतरित मदों को अपने खातों में समायोजित करना, और c. अपने सर्किल के लिए मासिक विस्तृत ई-खाता तैयार करना और उसे मुख्यालय कार्यालय के पीए विंग को अग्रेषित करना। 3. विभाग का मासिक विस्तृत लेखा (प्रमुख शीर्षों के अंतर्गत) तैयार करने तथा उसका सार वित्त मंत्रालय और लेखा महानियंत्रक को प्रस्तुत करने का दायित्व महानिदेशक का है। 4. महाप्रबंधक (वित्त)/निदेशक/उप निदेशक (डाक) लेखा को प्रभावित करने वाले सभी मामलों में सर्किल प्रमुख और महानिदेशक के अधीनस्थ होते हैं तथा उन्हें प्राप्तियों और प्रभारों के वर्गीकरण से संबंधित सभी प्रश्नों को उनके पास भेजना चाहिए। 4. उन्हें महानिदेशक की पूर्व सहमति के बिना खातों में हस्तलिखित शीर्ष खोलने की अनुमति नहीं देनी चाहिए। 5. महानिदेशक के अधीनस्थ सर्किल डाक लेखा कार्यालय अपनी पुस्तकों में प्राप्य, देय, डीडीआर शीर्षों और सभी सार्वजनिक लेखा शीर्षों से संबंधित बकाया शेष को बनाए रखने और उसका निपटान करने के लिए जिम्मेदार हैं। 6. इन शेषों की निगरानी और समीक्षा निदेशालय के डाक लेखा विंग पर निर्भर है। 7. डाक विभाग से संबंधित प्राप्तियां और व्यय निम्नलिखित प्रमुख शीर्षकों के अंतर्गत दर्ज किए जाते हैं: -- 1201 डाक प्राप्तियां 0049 ब्याज प्राप्तियां 2049 ब्याज भुगतान 3201 डाक सेवाएं 5201 डाक सेवाओं पर पूंजीगत व्यय 3465 आईपीपीबी/राजस्व को अनुदान 5465 आईपीपीबी- पूंजीगत व्यय 5 2552 राजस्व व्यय-एनई 4552 पूंजीगत व्यय-एनई